学生・新社会人必見 プレゼン資料見せ方・伝え方7つのコツ

2016/11/30

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はじめまして。
10月から世界へボカンでインターンをしているアサギリです。
ボカンでインターンを始めてから1ヵ月、クライアント様へのプレゼン資料作成に携わる機会を多く頂いております。具体的には、外国人社員と共にサイト改善の為のデータ取集、調査・提案資料と月次報告書の作成に携わるサポート業務を行っています。

突然ですが、
相手に伝わるプレゼンテーション資料を作る事は出来ていますか?
学生の方は、ビジネスで通用する資料を作る自信はあるでしょうか?

私は、学校で行うプレゼンテーションでは評価が高く、資料作りには自信がありました。
しかし、実際のビジネスの場で資料を作る機会を頂くと、その自信は打ち砕かれ、もっと効果的な見せ方、伝え方がある事を知りました。

そこで今回は、プレゼン資料を作る上で、最低限知っておかなければならない7つのポイントをお伝えしたいと思います。
ボカンのインターンで何を学べるのか気になっている学生さんや、少しでも、プレゼンに自信がないな、もっと良くしたいと思っている方は、必見です!

本記事は、

の2部構成となっています。

【準備編】プレゼンの段取りをよくする方法

「プレゼン資料作成にすごく時間がかかってしまう、内容が自分でもよく分からなくなる」と悩んだ経験はありませんか。私もプレゼン資料作成に時間がかかりがちでした。

まず、そもそもですが、最初から(パワーポイント=以下パワポ)を開いて資料を作らず、一旦、手書きでも良いのでプレゼンの全体像を整理してから作り始めると、各スライドで何を伝えるべきか迷わなくなります。

準備編では、提案資料の構成を考える際のそれを解決するためにポイントを2点ご紹介いたします。

1.4つのポイントを整理(あるべき状態⇔現状→課題の明確化→解決策提案)

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提案先のお客様に自社の製品・サービスの価値を伝えようとする場合、いきなり製品・サービスの説明をすると、売るために話をしているように思われてしまい、説得力に欠けてしまいます。まずは、お客様に製品・サービスの必要性を感じてもらうことが重要です。

その為には、あるべき状態⇔現状→課題の明確化→解決策提案の4つのポイントを整理する必要があります。

何故なら、価値を感じてもらうためには「現状」と「あるべき姿」のギャップを明確にし、お客様の持っている「課題(イシュー)」が何かをお伝えすることが必要だからです。
その課題の解決策として自社の製品・サービスをご紹介することで、お客様にも必要性を感じてもらい易くなると共に、どのように課題が解決されるのか理解して頂く事が可能になります。

例えば、現状のコンバージョン率(成約率)が0.5%で、その市場での平均成約率が1%だった場合、お客様の課題は、成約率が低い事です。
更に課題を分解すると、この2つの課題があることが分かりました。
1. 英語で強みがきちんと伝えきれていない
2. 本来は、先に伝えるべき企業の思いや信頼性の部分が伝えきれておらず、
すぐに商品ページに誘導してしまっており、導線に改善の余地がある
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海外展開でお悩みのお客様の多くは、日本語のコピーをそのまま翻訳して、海外の方にとってよく分からないコピーになっていたり、その企業の海外市場での強みが上手く伝えられておらず、商品押しになってしまっていたりすることがあります。

こういった場合のソリューションとして、
海外市場で勝っていく為の3C分析(市場、競合、自社)やネイティブによる訴求内容および、コピーの改善案提案
をすればお客様は価値を感じて依頼してくれるかもしれません。

つまり、お客さまはサービスや製品が欲しいのではなく、課題を解決する為のソリューションを欲しているのです。

 

2.スライドの割振り

4つのポイントが整理できたら、スライドの構成を考えます。全体の構成を考えずにスライド作成に取り掛かってしまい、途中から整合性がとれなくなったり、バランスが悪くなってしまった事はありませんか?

全体の構成がクリアになっていない状態でプレゼン資料作成を作り始めると、時間がかかる原因の一つとなってしまいます。

お客様の抱える課題が明確になったら、次はそれをどのようにお客様にお伝えするかを考えます。

基本的には、
①表紙
②現状分析と目標設定
③課題のリストアップ
④課題の分析データ(定量・定性)
⑤解決策の提案
⑤まとめ

というような構成が一般的です。
これをスライドに割り振ると…下記のようになります。

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各スライドでどういった内容をお伝えするか、基本的に1スライド1メッセージと考え、あまり多くのことを盛り込みすぎないようにすると、相手に伝わり易いスライドになります。

 

【資料作成編】

お客様の課題の整理、スライドの構成が考えられたら、次は、どのようにスライドを見せ、メッセージを伝えるかを考えていきます。
見せ方と伝え方それぞれ注意すべきポイントをお伝えします。
A 見せ方

3.矢印や枠の使い方
「矢印」や「枠」を使えば、読み手に分かりやすいスライドになります。

・悪い例
「矢印」や「枠印」の使い方でどういった改善点があるでしょうか。
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・問題部分
上部の説明文で伝えている内容が図のどの部分を見れば、理解できるのかわかりません。
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・良い例
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ポイント
・「矢印」で、読んでほしいところを指し、「枠」で該当部分を囲う!

そうすることで、読み手は図のどこを見ればいいか一目でわかります。

4.フォント設定の
統一

・悪い例
フォントを見てください。何かおかしな点がありませんか?

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・問題部分
そうです。フォントがそもそも違っていたり、
色使いのせいでスライドが見づらくなっていますね。

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・良い例
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ポイント
フォント設定を統一しよう!
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プレゼン資料には作成者の主観が入りがちです。
読み手が読みやすい色・フォント・大きさは人によって基準が違いますが、ボカンでは上記のようにルールを設定することで社内資料を統一しています。

5. 配置を揃える

・悪い例
ボックスの配置に、何かおかしな点がありませんか?

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・問題部分
配置が整っていないと、全体的にごちゃごちゃしたイメージになっていまいますね。

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配置を整えるとよりすっきり見易くなります。余白もデザインの一つなので、注意すると更に見栄えがよくなります。

・良い例
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ポイント
• おおよそ赤い点線内にオブジェクトが入るよう意識
• 配置をとにかく揃える

基本的にスライドの左端と画像、右端と画像の距離は均等だと美しいです。
余白を多めに取ると、重要な情報に集中してもらえます。

6.改行箇所を注意する

・悪い例
下記のスライドにはどういった改善点が見受けられるでしょうか?
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・問題部分
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・良い例
インデントが整っていなかったり、単語の途中で改行されていると読みにくくなってしまいますね。
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ポイント
・インデントを揃える
・単語の途中で改行しない

改行の位置を気をつけるだけで、読み手の負担がかなり軽減されることを実感できるはずです。


B伝え方

7.内容の具体化

プレゼン資料を作成するときは、「スライドに収める情報はポイントだけに絞って、シンプルに!」とよく言われませんか?その通りです。しかし、私はそれを意識しすぎて、メッセージが曖昧・抽象的になってしまいました。
下記のスライドにはどういった改善点が見受けられるでしょう?
・悪い例
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・問題部分
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・良い例
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課題の解決施策のスライドでは、もう一歩踏み込んだ具体的なアイディアを伝えられると、お客様が興味を抱いてくれます。

ポイント
・シンプルかつ「具体的に」
まとめ
インターンの資料作成で学んだ事は、「ロジカルな思考」と「相手に伝える力」です。
大学でプレゼン資料を作成する機会が多々あると思います。しかし、社内で作るプレゼン資料は価値を感じてもらい、お客様にアクションをしてもらう為により正確で、説得力のある見せ方、伝え方であることが求められます。
皆様がプレゼン資料を作る際に上記内容が一つでもお役に立つと幸いです。

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